Как выписать чек: пошаговое руководство

Пример

Вот обзор идеального чека.

1. Текущая дата: Напишите это в правом верхнем углу. В большинстве случаев вы будете использовать сегодняшнюю дату, что поможет вам и получателю вести точные записи. Вы также можете отложить чек, но это не всегда работает так, как вы думаете.
2. Получатель: В строке «Оплатить заказ» напишите имя лица или организации, которым вы платите. Возможно, вам придется спросить: «Кому я должен выписать чек?», Если вы не уверены, что писать, потому что эта информация должна быть точной.
3. Сумма в числовой форме: Напишите сумму вашего платежа в маленьком окошке справа. Начните писать как можно дальше влево. Если ваш платеж за $8.15, «8» должно быть прямо напротив левой границы долларовой коробки, чтобы предотвратить мошенничество. Смотрите примеры того, как писать в сумме.
4. Сумма в словах: Выпишите сумму, используя слова, чтобы избежать мошенничества и путаницы. Это будет официальная сумма вашего платежа. Если эта сумма отличается от числовой формы, которую вы ввели на предыдущем шаге, сумма, которую вы написали словами, будет юридически равна сумме вашего чека. Используйте все заглавные буквы, которые труднее изменить.
5. Подпись: Подпишите чек разборчиво на строке в правом нижнем углу. Используйте то же имя и подпись в файле вашего банка. Этот шаг очень важен—чек не будет действителен без подписи.
6. Примечание (или “Для”) строка: Если хотите, включите примечание. Этот шаг является необязательным и не повлияет на то, как банки обрабатывают ваш чек. Строка памятки-хорошее место, чтобы добавить напоминание о том, почему вы написали чек. Это также может быть место для записи информации, которую ваш получатель будет использовать для обработки вашего платежа (или найти ваш счет, если что-то будет потеряно). Например, вы можете написать свой номер социального страхования в этой строке при оплате IRS или номер счета для коммунальных платежей.1

После того как вы выпишете чек, сделайте запись об оплате. Чековый регистр-идеальное место для этого, независимо от того, используете ли вы электронный или бумажный регистр. Запись платежа не позволяет вам тратить деньги дважды—средства все равно будут отображаться как доступные на вашем счете до тех пор, пока чек не будет депонирован или обналичен, а это может занять некоторое время. Лучше всего записать платеж, пока он еще свеж в вашей памяти.

Прежде чем выписывать чек, убедитесь, что это действительно то, что вам нужно сделать. Выписывать чек-дело громоздкое, и это не самый быстрый способ перевести деньги. У вас могут быть и другие варианты, которые облегчат вам жизнь и помогут сэкономить деньги. Например, вы можете:

• Оплачивайте счета онлайн и даже попросите свой банк автоматически отправлять чек каждый месяц. Вам не нужно будет выписывать чек, оплачивать почтовые расходы или получать чек по почте
• Возьмите дебетовую карту и потратьте на нее. Вы будете платить с того же счета, но в электронном виде. Вам не нужно будет расходовать чеки (которые вам придется перезаказывать), и у вас будет электронная запись вашей транзакции с именем получателя платежа, датой вашего платежа и суммой.
• Настройте автоматические платежи для регулярных платежей, таких как коммунальные платежи и страховые взносы. Обычно так платить не нужно, и это облегчает вашу жизнь. Просто убедитесь, что на вашем счету всегда достаточно наличных, чтобы оплатить счет.2

Независимо от того, как вы решите заплатить, убедитесь, что у вас всегда есть достаточно средств на вашем текущем счете. Если вы этого не сделаете, ваши платежи могут «подпрыгнуть» и создать проблемы, включая огромные сборы и потенциальные юридические проблемы.

Запишите платеж в свою чековую книжку

Сделайте запись о каждом чеке, который вы пишете в чековом регистре. Это позволит вам:

• Следите за своими расходами, чтобы не отказываться от чеков.
• Знайте, куда идут ваши деньги. В вашей банковской выписке может быть указан только номер чека и сумма—без описания того, кому вы выписали чек.
• Обнаружьте мошенничество и кражу личных данных в вашем расчетном счете.

Вы должны были получить чековую книжку, когда получили чековую книжку. Если у вас его нет, легко сделать свой собственный, используя бумагу или электронную таблицу.

Скопируйте всю необходимую информацию из вашего чека:

• Номер чека
• Дата, когда вы выписали чек
• Описание транзакции или кому вы написали чек
• Сколько стоит оплата

Если вам нужна более подробная информация о том, где найти эту информацию, см. диаграмму, показывающую различные части чека.

Вы можете использовать свой реестр, чтобы сбалансировать свой текущий счет. Это практика двойной проверки каждой транзакции на вашем банковском счете, чтобы убедиться, что вы и банк находитесь на одной странице. Вы будете знать, есть ли ошибки в вашем счете, и если кто-то не внес чек, вы их написали (тем самым заставив вас поверить, что у вас есть больше денег, чтобы потратить).

Ваш чековый регистр также может обеспечить мгновенное представление о том, сколько денег у вас есть в наличии. Как только вы выписываете чек, вы должны предположить, что деньги ушли—в некоторых случаях средства быстро снимаются с вашего счета, потому что ваш чек конвертируется в электронный чек.

Советы по выписке чека

Когда вы выписываете чек, убедитесь, что он используется так, как вы намеревались—чтобы заплатить сумму, которую вы ожидали, человеку или организации, которую вы намеревались.

Воры могут изменить чеки, которые потерялись или были украдены. Чеки имеют множество возможностей потеряться после того, как они покинут ваши руки, поэтому ворам будет трудно создавать вам головную боль. Независимо от того, потеряете вы деньги навсегда или нет, вам придется потратить время и усилия на то, чтобы убрать беспорядок после мошенничества.

Советы по безопасности

Выработайте следующие привычки, чтобы уменьшить вероятность мошенничества на вашем счете.

• Сделайте его постоянным: Используйте ручку всякий раз, когда вы выписываете чек. Если вы используете карандаш, любой человек с ластиком может изменить сумму вашего чека и имя получателя платежа.
• Никаких пустых чеков: Не подписывайте чек до тех пор, пока не заполните имя получателя платежа и сумму. Если вы не уверены, кто должен оплатить чек или сколько что—то стоит, просто возьмите ручку-это гораздо менее рискованно, чем предоставить кому-то неограниченный доступ к вашему чековому счету.
• Держите чеки от роста: Когда вы заполняете сумму в долларах, убедитесь, что вы печатаете значение таким образом, чтобы мошенники не могли его добавить. Сделайте это, начав с дальнего левого края пробела, и нарисуйте линию после последней цифры. Например, если ваш чек на 8,15 доллара, поставьте “8” как можно левее. Затем нарисуйте линию от правой стороны “5” до конца пространства или напишите числа настолько большие, что их трудно сложить. Если вы оставите место, кто-то может добавить цифры, и ваш чек может оказаться $ 98,15 или $8,159.
• Если вам нужна бумажная запись каждого выписанного вами чека, приобретите чековые книжки с копиями. Эти чековые книжки имеют тонкий лист, содержащий копию каждого чека, который вы пишете. В результате вы можете быстро определить, куда ушли ваши деньги и что именно вы написали на каждом чеке.
• Последовательная подпись: У многих людей нет разборчивой подписи, а некоторые даже подписывают чеки и квитанции кредитных карт с юмористическими изображениями. Но постоянное использование одной и той же подписи помогает вам и вашему банку идентифицировать мошенничество. Вам будет легче доказать, что вы не несете ответственности за обвинения, если подпись не совпадает.
• Никаких “наличных”: Избегайте выписывания чека, подлежащего оплате наличными. Это так же рискованно, как носить с собой подписанный пустой чек или пачку наличных.3 Если вам нужны наличные, снимите их в банкомате, купите жвачку и получите наличные обратно с помощью дебетовой карты или просто получите наличные у кассира.
• Выписывайте меньше чеков: Чеки не слишком рискованны, но есть более безопасные способы оплаты. Когда вы совершаете электронные платежи, нет никакой бумаги, которую можно было бы потерять или украсть. Большинство чеков все равно конвертируются в электронный платеж, поэтому вы не избегаете технологии, используя чеки. Электронные платежи, как правило, легче отслеживать, потому что они уже находятся в формате поиска с меткой времени и именем получателя платежа. Используйте такие инструменты, как онлайн-оплата счетов для ваших текущих расходов, а также используйте кредитную или дебетовую карту для повседневных расходов.