Реализацию ваших проектов и мероприятий можно доверить ивент-специалисту, компетентному в это области. Это менеджер проектов, который будет ответственным за качество работы всех служб, бесперебойность процессов, компетентность персонала и другие моменты, связанные с управлением всеми бизнес-процессами.
По роду своей деятельности руководителю необязательно вникать в процесс организации и детали. Он может контролировать и отслеживать сроки и отчетность по внедренному проекту. Также функция руководителя – принимать важные управленческие решения.
При этом управленцем является проект-менеджер, которому предстоит погружаться в рабочую атмосферу, организовать мероприятие и держать руку на пульсе. В случае отклонения от запланированных мероприятий или несоответствия результатов ожиданиям, спрос будет с проект-менеджера.
Работа над проектом предполагает определенную дифференциацию – распределение на важные составляющие. Это такие части:
- сценарная;
- техническая;
- логистическая;
- маркетинговая;
- финансовая.
Например, рассмотрим такую составляющую, как планирование конференции. Проект-менеджер решает, сколько человек ему понадобится, чтобы организовать работу, как можно лучше. Он раскрывает смысл каждой составляющей своей работы.
Таким образом, в сценарной части определяются с:
- темой;
- именами спикеров;
- материалами,
- таймингом;
- кейтерингом;
- развлечениями.
В технической части предстоит выбор:
- инженерных компонентов;
- компьютерной техники;
- оборудования для работы на площадке;
- осветительных приборов;
- звука.
Также во время работы над этой частью предстоит определиться с тем, как разместятся участники конференции по периметру зала.
При организации логистической составляющей необходимо проконтролировать:
- содержание райдеров;
- процесс заездов и отъезда технических групп;
- организовать работу паркинга;
- проконтролировать четкий график прибытия и отъезда лиц, принявших участие в конференции;
- наладить работу пропускной системы;
- организовать доставку необходимой техники, оснащения, мебели, еды и напитков и многое другое.
Организация маркетинговой части сопровождается разработкой концепции с последующим ее «прикреплением» к обозначенным целям и задачам компании. Также происходит разработка PR-сопровождения, открываются сообщества в соцсетях, подготавливается видео и фото контент, декорации, заключаются соглашения о сотрудничестве с партнерами и спонсорами.
При работе с финансовой частью, необходимо подготовить проектную смету, определить моменты, на которых можно сэкономить.
Управление мероприятием всегда имеет взаимосвязь со схемой работы организации. Располагая информацией об особенностях работы структурных подразделений компании, проект-менеджер будет заниматься организацией совещаний, и подготавливать итоговую отчетность. В планировании своей деятельности проект-менеджер также учитывает вероятность форс-мажоров, одновременно разрабатывая альтернативные способы выхода из возможных чрезвычайных ситуаций.
Под его чутким сопровождением, контролируются сроки, этапы и качество решения всех поставленных перед сотрудниками задач. Должность, требующая к кандидатуре высокого уважения и доверия, так как ивент-специалисту приходится распоряжаться и бюджетом.
По словам Сабины Алекперовой, product owner платформы для организации мероприятий и сообществ Make.Events, в первую очередь, таких специалистов необходимо подготавливать в собственном штате подчиненных. Также существует практика найма профессионала на период ведения проекта. Но при таких обстоятельствах могут возникнуть риски затягивания по срокам из-за потраченного времени на поиск подходящей кандидатуры.
Сегодня специалисты в своей деятельности активно используют инновационные цифровые возможности, например, вводят практику использования цифровых двойников. Подключаясь к таким платформам, проект-менеджеры будущего расширяют свои профессиональные возможности, сокращая сроки выполнения поставленных перед ними задач, выводят управление командой мероприятия на новый качественный уровень, оптимизируют бюджет компании, выделенный на организацию и проведение тех или иных мероприятий.
