Руководитель и менеджер — две стороны одной медали

Руководитель и менеджер — две стороны одной медалиРеализацию ваших проектов и мероприятий можно доверить ивент-специалисту, компетентному в это области. Это менеджер проектов, который будет ответственным за качество работы всех служб, бесперебойность процессов, компетентность персонала и другие моменты, связанные с управлением всеми бизнес-процессами.

По роду своей деятельности руководителю необязательно вникать в процесс организации и детали. Он может контролировать и отслеживать сроки и отчетность по внедренному проекту. Также функция руководителя – принимать важные управленческие решения.

При этом управленцем является проект-менеджер, которому предстоит погружаться в рабочую атмосферу, организовать мероприятие и держать руку на пульсе. В случае отклонения от запланированных мероприятий или несоответствия результатов ожиданиям, спрос будет с проект-менеджера.

Работа над проектом предполагает определенную дифференциацию – распределение на важные составляющие. Это такие части:

  • сценарная;
  • техническая;
  • логистическая;
  • маркетинговая;
  • финансовая.

Например, рассмотрим такую составляющую, как планирование конференции. Проект-менеджер решает, сколько человек ему понадобится, чтобы организовать работу, как можно лучше. Он раскрывает смысл каждой составляющей своей работы.

Таким образом, в сценарной части определяются с:

  • темой;
  • именами спикеров;
  • материалами,
  • таймингом;
  • кейтерингом;
  • развлечениями.

В технической части предстоит выбор:

  • инженерных компонентов;
  • компьютерной техники;
  • оборудования для работы на площадке;
  • осветительных приборов;
  • звука.

Также во время работы над этой частью предстоит определиться с тем, как разместятся участники конференции по периметру зала.

При организации логистической составляющей необходимо проконтролировать:

  • содержание райдеров;
  • процесс заездов и отъезда технических групп;
  • организовать работу паркинга;
  • проконтролировать четкий график прибытия и отъезда лиц, принявших участие в конференции;
  • наладить работу пропускной системы;
  • организовать доставку необходимой техники, оснащения, мебели, еды и напитков и многое другое.

Организация маркетинговой части сопровождается разработкой концепции с последующим ее «прикреплением» к обозначенным целям и задачам компании. Также происходит разработка PR-сопровождения, открываются сообщества в соцсетях, подготавливается видео и фото контент, декорации, заключаются соглашения о сотрудничестве с партнерами и спонсорами.

При работе с финансовой частью, необходимо подготовить проектную смету, определить моменты, на которых можно сэкономить.

Управление мероприятием всегда имеет взаимосвязь со схемой работы организации. Располагая информацией об особенностях работы структурных подразделений компании, проект-менеджер будет заниматься организацией совещаний, и подготавливать итоговую отчетность. В планировании своей деятельности проект-менеджер также учитывает вероятность форс-мажоров, одновременно разрабатывая альтернативные способы выхода из возможных чрезвычайных ситуаций.

Под его чутким сопровождением, контролируются сроки, этапы и качество решения всех поставленных перед сотрудниками задач. Должность, требующая к кандидатуре высокого уважения и доверия, так как ивент-специалисту приходится распоряжаться и бюджетом.

Как найти ивент-специалиста?

По словам Сабины Алекперовой, product owner платформы для организации мероприятий и сообществ Make.Events, в первую очередь, таких специалистов необходимо подготавливать в собственном штате подчиненных. Также существует практика найма профессионала на период ведения проекта. Но при таких обстоятельствах могут возникнуть риски затягивания по срокам из-за потраченного времени на поиск подходящей кандидатуры.

Сегодня специалисты в своей деятельности активно используют инновационные цифровые возможности, например, вводят практику использования цифровых двойников. Подключаясь к таким платформам, проект-менеджеры будущего расширяют свои профессиональные возможности, сокращая сроки выполнения поставленных перед ними задач, выводят управление командой мероприятия на новый качественный уровень, оптимизируют бюджет компании, выделенный на организацию и проведение тех или иных мероприятий.

Оцените статью
Финансовый эксперт
Добавить комментарий

Adblock
detector